Article 1 – DÉNOMINATION

Il est fondé entre les Associations adhérant aux présents statuts une Union régie par la loi du 1ᵉʳ juillet 1901 et le décret du 16août 1901, ayant pour titre :
CENTRE GÉNÉALOGIQUE DU MIDI-PROVENCE (C.G M.P.)

Article 2 – BUTS

Elle a pour buts :

• La coordination et la promotion des activités généalogiques des associations la composant ;
• La réunion des chercheurs bénévoles ;
• La promotion de la généalogie comme science auxiliaire de l’Histoire ;
• La représentation auprès des instances régionales et nationales des associations généalogiques et/ou historiques la composant ;
• L’aide aux associations la composant à œuvrer pour la sauvegarde du patrimoine archivistique ;
• L’édition de tout document et notamment d’une Revue trimestrielle, intitulée « Provence-Généalogie ».

Article 3– SIÈGE SOCIAL

Il est fixé aux :

Il pourra être transféré sur décision du Conseil d’Administration (C.A.) ratifiée par l’Assemblée Générale.
En outre, un siège administratif secondaire fonctionnera au lieu de résidence du Président du C.G.M.P. en exercice (une boîte postale sera ouverte à cet effet.

Article 4 – ORIGINE – DURÉE

Le C.G.M.P. a été fondé en 1970 par les Associations suivantes :

• l’Association Généalogique des Bouches-du-Rhône
• le Cercle Généalogique de Vaucluse
• l’Association Généalogique et Héraldique des Alpes-Maritimes et de Monaco
• l’Association Généalogique du Var
• le Cercle Généalogique des Alpes de Haute-Provence
• l’Association Généalogique des Hautes-Alpes

Cette Union est membre de la Fédération Française de Généalogie (F.F.G.) et de la Fédération Historique de Provence (F.H.P.).
La durée de l’Union est illimitée.

Article 5 – COMPOSITION

L’Union se compose :

• de membres actifs qui sont : Les Associations de généalogie et/ou d’histoire, adhérentes de la F.F.G., qui s’engagent à verser au CGMP une cotisation annuelle en fonction du nombre de ses adhérents.
• de membres d’honneur : Ce sont des personnes, choisies par le Conseil d’Administration, ayant rendu des services aux associations adhérentes ou à l’Union. Ils sont dispensés de cotisation.

Article 6 – ADMISSION

L’admission est prononcée par le Conseil d’Administration qui statue sans avoir à justifier sa décision et après s’être assuré que les statuts et le règlement intérieur de l’association candidate sont compatibles avec ceux du C.G.M.P.

Article 7 – RADIATION

La qualité de membre adhérent se perd par ;

• le non-paiement de la cotisation dont la date limite est fixée par le règlement intérieur
• la démission
• la radiation pour motif grave prononcée par le Conseil d’administration après invitation pour audition du Président ou des représentants de l’association.

Article 8 – RESSOURCES

Elles comprennent :

• La cotisation annuelle due au C.G.M.P. par les associations ; elle est fixée le 1° semestre de l’année par le Conseil d’administration pour l’année suivante.
• les subventions reçues de l’État ou de toutes collectivités publiques, les dons et toutes autres ressources autorisées par la loi.

Chaque association verse directement sa cotisation à la Fédération Française de Généalogie (F.F.G.)

Article 9 – ADMINISTRATION

L’union est dirigée par un Conseil d’administration (C.A.) composé :

• des Présidents des associations adhérentes,
• des représentants désignés par les associations adhérentes à raison d’un administrateur par tranche de 100 adhérents.
  Les suppléants sont admis.

Le Conseil d’Administration peut coopter, avec voix consultative,toute personne susceptible de lui apporter son aide.
La délégation de pouvoir est admise.
Sur demande d’un membre du C.A, les votes ont lieu à bulletin secret.
Le Conseil d’administration élit, au scrutin secret, un bureau parmi ses membres.

Ce bureau sera composé :

• d’un Président : Le cumul des présidences du C.G.M.P. et d’une association adhérente n’est pas admis. Bien qu’issu d’une association, le Président du C.G.M.P. ne peut être considéré comme représentant d’une association adhérente. Pendant toute la durée de son mandat présidentiel, il sera remplacé à son poste de membre du Conseil d’Administration par un suppléant. Le président retrouvera son mandat à la fin de sa fonction élective.
• d’un premier vice-président : Élu parmi les présidents des associations adhérentes, qui supplée par intérim le Président toutes les fois qu’il est nécessaire.
• de plusieurs vice-présidents : Les présidents des associations adhérentes sont vice-présidents de droit
• d’un secrétaire général : Pendant les trois années de la durée de son mandat, le secrétaire général demeure membre du Conseil d’Administration représentant son association.
• d’un secrétaire adjoint
• d’un trésorier : Pendant les trois années de la durée de son mandat, le trésorier demeure membre du Conseil d’Administration représentant son association.
• d’un trésorier adjoint.

Le bureau est élu pour trois ans, les membres sortants sont rééligibles.
En cas de vacance du poste de Président, l’intérim est assuré parle premier vice-président. Il règle les affaires courantes et doit réunir dans un délai de trois mois le Conseil d’Administration afin qu’il soit procédé à l’élection du nouveau Président pour la durée restant à courir du mandat du précédent Président.

Article 10 – RÉUNION du CONSEIL d’ADMINISTRATION (C.A.)

Le C.A, se réunit au moins deux fois par an, à l’initiative du Président ou sur la demande du tiers au moins de ses membres. Il est tenu procès-verbal des séances. Les décisions sont prises à la majorité absolue. En cas de partage, la voix du Président est prépondérante.

Article 11 – GRATUITE du MANDAT

Les membres de l’Union ne peuvent recevoir aucune rétribution en raison des fonctions qui leur sont confiées. Ils pourront toutefois obtenir le remboursement des dépenses engagées pour les besoins de l’Union sur justification et après accord du Président.

Article 12 – ATTRIBUTIONS du CONSEIL d’ADMINISTRATION (C.A.)

Le Conseil d’Administration est investi des pouvoirs les plus étendus pour autoriser tous actes qui ne sont pas réservés à l’Assemblée Générale.

• Il surveille la gestion des membres du bureau et a le droit de se faire rendre compte de leurs actes.
• Il autorise tous achats, aliénations ou locations, nécessaires au fonctionnement de l’Union.
  Cette énumération n’est pas exhaustive.

Il peut faire toute délégation de pouvoirs pour une question déterminée et un temps limité.
Il fixe le prix de « Provence Généalogie ».

Article 13 – RÔLE des MEMBRES du BUREAU

Le Président convoque les Assemblées Générales et les réunions du Conseil d’Administration. Il représente l’Union dans tous les actes dela vie civile et est investi de tous pouvoirs à cet effet. Il peut déléguer certaines de ses attributions dans les conditions prévues au règlement intérieur. Il a notamment qualité pour ester en justice au nom de l’Union, tant en demande qu’en défense.
Les engagements et les dépenses d’investissement doivent être soumis à l’agrément du bureau.

Le Secrétaire est chargé de tout ce qui concerne la correspondance et les archives. Il rédige les procès-verbaux des délibérations et en assure la transcription sur les registres. Il tient le registre prévu par la loi et assure l’exécution des formalités prescrites.

Le Trésorier est chargé de tout ce qui concerne la gestion du patrimoine de l’Union.Il effectue tous paiements et perçoit toutes recettes sous la surveillance du Président. Il tient une comptabilité régulière,au jour le jour, de toutes les opérations et rend compte de son mandat à l’Assemblée Générale Annuelle qui statue sur la gestion.

Le Premier vice-président supplée et assiste le Président en exercice.
Les Vice-présidents assistent le Président en exercice.

Article 14 – ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ORDINAIRE

L’Assemblée Générale Ordinaire se compose des membres du Conseil d’Administration.
Lors des votes, les voix de chaque association sont réparties en parts égales entre les membres mandatés et le Président de ladite association.
Elle se réunit au moins une fois par an sur convocation mentionnant l’ordre du jour, adressé quinze jours au moins avant la date fixée, à chaque membre mandaté et au Président de chaque association.
Cette Assemblée Générale Ordinaire se déroulera en assemblée plénière devant l’ensemble des adhérents qui souhaiteront y participer.L’annonce en sera faite dans la Revue Provence-Généalogie et individuellement à chaque membre du Conseil d’administration par courrier postal ou électronique.

• elle entend les rapports sur la gestion et sur la situation morale et financière de l’Union
• elle peut nommer tout vérificateur des comptes et le charger de faire un rapport sur la tenue de ceux-ci ;
• elle approuve les comptes de l’exercice, vote le budget prévisionnel
• elle autorise l’adhésion à une Union ou Fédération ;
• elle confère au Conseil d’Administration ou à certains membres du Bureau toutes autorisations pour accomplir les opérations entrant dans l’objet de l’Union et pour lesquelles les pouvoirs statutaires seraient insuffisants
• en outre, elle délibère sur toutes les questions portées à l’ordre du jour.
• Les questions diverses sont admises à condition d’avoir été adressées au Président huit jours au moins avant la date de l’Assemblée

L’Assemblée Générale Ordinaire délibère valablement si elle est composée de la moitié au moins de ses membres présents ou représentés. Les décisions sont prises à la majorité.
Le scrutin secret peut être demandé par le quart au moins des membres présents.

Article 15 – ASSEMBLÉE GÉNÉRALE EXTRAORDINAIRE

L’Assemblée Générale a un caractère extraordinaire lorsqu’elle délibère sur toutes les modifications des statuts. Elle peut décider sa dissolution et l’attribution des biens de l’Union, la fusion avec toute association de même objet.
La dissolution de l’Union ne peut être prononcée que par l’Assemblée Générale convoquée spécialement à cet effet et statuant aux conditions de quorum et de majorité prévues pour les Assemblées Extraordinaires.
Cette Assemblée Générale désigne un ou plusieurs commissaires chargés de la liquidation des biens de l’Union dont elle déterminera les pouvoirs. Elle attribue l’actif net â toute Association déclarée ayant un objet similaire ou à tous établissement public ou privé,reconnu d’utilité publique, de son choix.

Article 16 – DISSOLUTION

La dissolution de l’Union ne peut être prononcée que par l’Assemblée Générale convoquée spécialement à cet effet et statuant aux conditions du quorum et de majorité prévues pour les Assemblées Extraordinaires.
Cette Assemblée Générale désigne un ou plusieurs commissaires chargés de la liquidation des biens de l’Union dont elle déterminera les pouvoirs. Elle attribue l’actif net, à toute association déclarée ayant un objet similaire ou à tout établissement public ou privé, reconnu d’utilité publique, de son choix.

Article 17 – RÈGLEMENT INTÉRIEUR

Le Conseil d’administration arrête le texte du règlement intérieur qui détermine les détails d’exécution des présents statuts.
Ce règlement, ainsi que ses modifications éventuelles, seront soumis à l’approbation de l’Assemblée Générale Ordinaire.

Article 18 – FORMALITÉS

Le Président, au nom du Conseil d’Administration, est chargé de remplir toutes les formalités de déclaration et de publication prescrites par la législation en vigueur.
Tous pouvoirs seront donnés au porteur des présentes à l’effet d’effectuer ces formalités.